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ゲストライター  - ,  10:00 PM

生産性向上にはDo-Not-Do(やらないこと)リストがオススメ

生産性向上にはDo-Not-Do(やらないこと)リストがオススメ

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Photo by peekandeat.
ToDoリストは、現代ビジネスパーソンにとって欠かせないアイテム。「Remember the Milk」やGoogleタスクなど、多くのツールが出回っていることからも、いかに多くの人々に活用されているかがわかりますね。しかし、つい「やること」ばかりに気をとられ、「やらないこと」を明確にすることがおざなりにされていませんか? そこで、こちらでは、反ToDoリスト「Do-Not-Doリスト」について考えていきましょう。

米誌「Success Magazine」では、「やらないこと」を正しく決めるすることで、生産性向上につながると述べています。ToDoリストに慣れてしまった現代人は、とかく「アレもコレも」とやることをてんこ盛りにしてしまいがち。しかも、リストに挙げたら最後、全てやり遂げなければと思い込み、頑張りすぎてしまうことも...。忙しいとつい仕事が進んでいる"錯覚"に陥りやすいのですが、実は生産性は思うほど上がっていないことも多いそうです。

時間を効率的に使い、生産性を向上させるためには、「やらないこと」を正しく決めることが重要なポイント。投下時間とそのタスクがもたらす成果という投資対効果を冷静に見極めることが大切です。そこで、ToDoリストならぬ「Do-not-do」リストの活用術をご紹介しましょう。

基本的な流れとしては以下の4ステップです。


ステップ1: ある期間における優先課題・目標を掲げる
上司や同僚などと相談し、その期に取り組むべき課題を決める
ステップ2: 現在の自分の時間の使い方を記録する
平日のうち最低3日間、以下の項目について時間の使い方を記録する。ノートなどにメモ書きするか、『TimeGT』、「Colorhat」、「MyHours」、「Slimtimer」といったタイム記録ツールを活用してもよい。

・ 時間(所要時間だけでなく、開始時刻と終了時刻も記入)
・ やったこと
・ 事前の計画の有無
・ 仕事の妨げになったもの(緊急メールへの対応、チャットなど)
・ その仕事にかかわった人
・ 優先順位A~D(目標達成のために最も優先順位が高いものをAとしてランクづけ)
ステップ3: 記録を分析する
ステップ2で記録した内容を精査する。やたら休憩時間が多くないか? ネットサーフィンの時間が長すぎないか?など、行動パターンを分析し、改善すべき点を洗いだしてみよう。オンラインの使用時間が多すぎると感じたら、少し"ダイエット"を心がけるとよい。
ステップ4: タスクの優先順位を決める
ステップ1で掲げた課題や目標のために必要なタスクを決めると同時に、これにあまり関係ないタスクを特定し、「Do-not-do」リストに列挙する。

生産性がよい人の特徴として、時間の使い方がうまいという点が挙げられますね。休憩と仕事のメリハリが効いているのみならず、「やるべきこと」「やるべきでないこと」をうまく仕分けられることがポイントなのでしょう。手付かずのままのタスクが日々増えていく...という方は、このコツを参考に、ご自身のToDoリストをレビューしてみてみませんか?


The Productivity Dilemma: To Do or Not to Do?
[Success Magazine]

Lisa Hoover(原文/松岡由希子)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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