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ゲストライター  - ,,,  07:00 PM

オンライン・オフラインの"受信箱"を効率化する4つのコツ

オンライン・オフラインの

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Photo by Esparta.

ネットワーク技術の進歩は、仕事における情報共有やコミュニケーションを大幅に効率化してきた一方で、「休日もメールチェックは欠かせない」というビジネスパーソンが少なくないなど、仕事に拘束させやすい面もあるとか。

アナログ時代の受信箱は電話・ファックス・封書くらいのものでしたが、デジタル化された昨今では、これらに加えて、電子メール・ソーシャルネットワーク・IMサービスなど、"受信箱"も複数化・多様化の傾向にありますね。これらをうまく整理して、効率化するためのコツをご紹介します。

具体的な方法は以下の4点。

その1:"受信箱"の数を正しく把握する

以下の数を調べて、メモしよう。

・電子メールの受信箱を普段あまり使わないアカウントも含めて数えよう。また、それぞれ「何のために使っているのか?」を振り返ろう。

・ 利用している留守電サービスを数えよう。また、それぞれ「何のために使っているのか?」を振り返ろう。

・ 自宅で自分宛ての郵便物が置いてある場所を数えよう。

・ オフィスで自分宛ての郵便物が置いてある場所を数えよう。

・ その他、電話のメモ機能や持ち歩いているメモ帳なども数えよう。

これらのものを目的や場所別にグループ分けしてみるとよい。

残りの3点は以下に続きます。


その2:不要な受信箱を探す

リスト化した"受信箱"を精査すると、不要なものもあるかもしれない。判断基準は以下のとおり。

・ 別の"受信箱"に移管することは可能か?

・ その"受信箱"は特定の目的に使われているものか?(そうでなければ、削除できないか?)

・ その"受信箱"のチェックに時間がかからないか?

その3:受信箱を統合する

複数の"受信箱"(オンラインツールなど)を統合すると、効率的に管理できる。たとえば、以下のような方法がある。

・ ひとつのメールアドレスに全てのメールを転送させる、もしくは複数のアカウントをひとつのアドレスで管理する。おなじみのGmailでは、複数のメールアカウントを使うことができる。

・ 留守電サービスを「Google Voice」のようなサービスに一元化する。

・ "受信箱"そのものを統合できない場合は、効率的に使う工夫をしよう。たとえば、留守電のアナウンスを「留守電のチェックは一日一回程度しかしていませんので、緊急のご用件のある方は、XX-XXXX-XXXXまでご連絡ください」と設定しておくなど。

その4:受信箱を整理するスケジュールを決めて、実行する

オンライン・オフラインともに、"受信箱"をチェックするスケジュールを決めておくと、生産性が向上する。たとえば、以下のようなルールづくりをしてみよう。

・ メールチェックに効率的な時間を決める

・ 郵便物を置く場所を決める。配達時間に合わせて収集時間を決めるのも一法。

・ メール受信箱のメンテナンススケジュールを決める。たとえば、仕事に関するものは10時と16時、プライベートは19時以降など。

次から次へと新しいコミュニケーション手段が生まれている時代だからこそ、これらを自分の仕事スタイルに合わせてどう使いこなすかがますます重要になっていますね。これを機会に一度、ご自身の"受信箱"を見直してみてはいかがでしょう?


Jason Fitzpatrick(原文/松岡由希子)
 

  • ,,,,,,,,,,,,,,, - By 香川博人LIKE

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