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電子メールでのネチケットの「いろは」を振り返ろう
コミュニケーションツールとしてすっかりデフォルト化した電子メール。Don Tapscott・Anthony D. Williams共著『Wikinomics: How Mass Collaboration Changes Everything（邦題・ウィキノミクス マスコラボレーションによる開発・生産の世紀へ）』によると、Fortune1000社の従業員は1日あたり平均4時間もメールと格闘しているそうです。
そんな当たり前すぎる存在であるがゆえ、メールの基本が疎かになってはいませんか？米誌「PC World」では基本的なメール送信のエチケットについて述べています。
1: 送信先が複数の場合はbccを使う
bccは、複数の送信先にメールを送るときのエチケット。特に送信先同士に特段の関係にない場合は、それぞれのメールアドレスという個人情報を守る手段になる。また、送信先が不必要なメッセージを「全員に送信」で返信したとしても、他の送信先に無駄なメールを送られずに済むという利点もある。
2: 「うっかりミス」を防止にメールの作成手順を決める
添付忘れや題名なしなど、うっかりミスを防止するには、メールの作成手順を決めて、これを習慣化することが効果的。たとえば、ファイルの添付→メール本文の記入→件名の入力→送信先の指定、といった具合。
3: 件名は具体的にする
「お願い」や「連絡」など、件名が一般的だと、受信者は開封するまでメールの内容がわからない。メールの件名はできるだけ具体的に書くと、受信者にとっては非常に効率的。
いずれも、言わずもがなの当たり前すぎることですが、相手の立場に立って行動することがコミュニケーションの基本。改めてメールの使い方を見直し、自分にも相手にも、効率的かつ効果的なコミュニケーションにつなげていくといいですね。メールでのコミュニケーションで気をつけていることやとっておきのコツなどがありましたら、どしどしコメントで共有してください。
Three Tips for More Effective E-mailing [PC World]
Kevin Purdy（原文／松岡由希子）
- 電子メールでのネチケットの「いろは」を振り返ろう
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独自のカテゴリーみたいのつけるのも勘弁して欲しいですね。
【】←このカッコ使って。
すみつきカッコは目立ちすぎて邪魔。
re:付けて返信されたときのこと考えないのかなぁと。
3: 件名は具体的にする
件名が簡単すぎると、内容が分かりにくいだけではなく、
それどころか、フィルタに引っかかって、
迷惑メールフォルダ行きになりかねないので、
かなり大切ですね。
・どれだけ件名に困っても自分の名前を件名にしない。
(「ハサミです。」みたいな)
・どれだけ件名に困っても「(件名なし)」では出さない。
・流れを追って読み返す可能性のあるものはなるべくRe:で、
MessageIDで追えるように来たメールの返信で出す。
・急いでても、書いたメールは必ず読み返してから送信。
今思いつくのはこんなところですか。