メール作成の手順を見直して効率化を実現 : ライフハッカー［日本版］

メール作成の手順を見直して効率化を実現

掲載日時：2009.04.06 13:00

メールをより簡潔に、よりダイレクトにし、「あー、あれ忘れてたぜ」といううっかりを失くす戦略がEveryJoeブログに掲載されていたのでそちらをご紹介。基本的な概念は非常にシンプルで、メールを書くとき行う作業の順番を逆にするというもの。具体的に言うならば「添付ファイルから追加し、宛先は最後に入力する」。

一般的な書き方のように、レイアウトの上から下の順に進めていかない方が良いと述べるカンファランスプレゼンターRobby Slaughterによる理由は下記の通り。

1. 添付ファイルを追加

2. 本文を書く
添付ファイルを送るメールの場合、本文はこの添付ファイルを受け取った人にどのようなアクションを取って欲しいのかを述べる短いメッセージであるべきです。レビューすれば良いのか、セミナー用に印刷しておいて欲しいのか、このメールを読んだ人が次にどんな行動をとるべきなのかを明記すると良いです。

3. 件名を書く
本文を書いた後に件名を記入。件名は本文の内容をさらに短くまとめたものであるべきなので、もう一度本文を読み直して、キーワードとなる言葉を件名の先頭にし、内容が一目で明確に分かるようにしましょう。

4.送信先のアドレスを入れる

そもそも本文が短いメールも多いですし、件名もそれほど重要でないケースもあるので、メールの質によってはこのやり方がふさわしくない場合ももちろんありますが、何かを伝えて、何か行動を起こしてもらわないといけない、と言う場合には、このルールを頭の隅に入れておくと仕事が円滑に進む可能性大ではないでしょうか。ジャーナリズムの授業で「簡潔なヘッドラインが書けなければ、本文も曖昧に違いない」というような話があるのですが、件名は個人レベルでのキャッチコピーみたいなものなので、相手になんらかの印象を与えておけばその仕事がうっかり忘れられている可能性も下がる事間違いないっ。

Reversing Your Email Composition [EveryJoe]

Kevin Purdy(原文／まいるす・ゑびす）