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ゲストライター  - ,  05:30 PM

『Microsoft OneNote』をGTDツールに

『Microsoft OneNote』をGTDツールに

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Windowsのみ: GTD(Getting Things Done)の関連記事(米lifehacker日本版)のコメントを読んでいると、自分も含めて、読者のみなさんの間に共通点を発見することができます。それは、GTDのテクニックを実践してみたけれど、なぜか思った通りに上手くいかない、まるで、禁酒しようと決意したのに、ついついお酒を飲んでしまった、というような気分になるということです。米lifehackerのジェイソン記者は、『Microsoft OneNote』をより効果的に使う方法を探索中、ロブ氏が書いているブログ「7Breaths」の中で、タグを使った方法を知ったそうです。米lifehackerでは8月にも、ロブ氏のOneNoteとOutlookのインテグレーションを紹介していますが、ジェイソンはOneNoteのタグシステムを使って、「Capture」、「Process」、「NextAction」のプロジェクトサイクルで動かすという方法を見落としてしまっていました。

このトピックに関するロブ氏のブログは全部読む価値がありますが、このシステムを簡単に説明すると、

OneNoteで、プロジェクトのための「Processing(進行中)」や、「Contexts(状況)」のタグ(「@home(家で)」、「@calls(電話で)」など)をセットアップします。ロブ氏のタグはここまでですが、ジェイソンはさらに、「Someday/Maybe(いつかするかも)」も加えておきます。タグは実行のために最も重要なもので、ワークフローを根本的に改良するのにも最も役立つものです。OneNoteのタグにはチェックボックスがあり、タグにチェックをつけたり外したりするのが便利です。

NotebookでGTDを実行するのに必要なタブは、「Today」「current month(今月)」「Active Projects(進行中のプロジェクト)」「Support Files」「Archived Months(保存された過去の月)」「Archives projects(過去のプロジェクト)」で、前述のように「Someday/Maybe」タブを加えることも可能です。

「Today」のタブには今することを記入します。たとえば、「コンピュータをアップグレードする」と入力して、アップグレード作業を始めたら「Processing」のタグを付けておく、というように使います。

一日の流れの中で、あなたが新しい作業を加えるときには、まず「Prosessing」タグの中を見て、次へと進む前に他にすませておくべきものがないかをチェックしましょう。たとえば、「保険会社に電話して、事故報告書のコピーを送ってもらう」というインプットであれば、「@call」 タグをつける、というようにきちんと分けておくといいですよ。 一つのプロジェクトが専用のページをもつことがでるというのがが、OneNoteのタグの使いやすいところで、 複数の段階を必要とするインプットでも、一つのプロジェクトとなり、リストの中のプロジェクトアイテムを右クリックすれば、OneNoteの中にリンクを作ることができます。このリンクされたページは「Active Projects」のタブに持ってくることによって、プロジェクト全体で情報を共有することになります。

タグシステムのいいところは、たとえあなたがたくさんプロジェクトを抱えていても、それぞれのプロジェクトにおいて、「次に何をするか」という一覧を、わかりやすく探せるということです。チェックボックスのついたタグでは、次のアクションを探すのに便利だし、ボックスにチェックのついていないものから探すこともできます。たとえば、「@call」タグを見れば、電話をしなければいけないものだけがピックアップされる、というように、OneNoteのおかげで、あなたのプロジェクトは、あなたが使いやすいようにカスタマイズすることができるんですよ。

ロブのOneNoteワークフローによって、ジェイソンはGTDをより効果的に実行することができるようになったそうです。読者のみなさんは、GTDを実践していますか? より効果的なGTDの方法を発見した人は、コメント欄で教えてくださいね。


GTD with OneNote [7Breaths]

Jason Fitzpatrick (原文/訳:山内純子)


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  • ,,,,, - By

    香川博人

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